Home > Backorders

Backorders: deellevering, nalevering en reservering

SnelStart backorder is een uitbreidingsmodule, beschikbaar vanaf SnelStart Nota 3.

• Hiermee kunt u een order opsplitsen in een order met reeds te leveren artikelen en een backorder met de nog na te leveren artikelen.

• Deze module maakt het ook mogelijk artikelen te reserveren.

Tip! Klopt uw voorraad niet, controleer dan of er nog (onbedoeld) artikelen in reservering staan. U controleert dit via Overzicht, Artikelen, Gereserveerde artikelen.

Deelleveringen en naleveringen (backorders)

Bij deelleveringen mag de order opgesplitst worden.
Bij SnelStart backorder kunt u, als de voorraad niet voldoende is om alles te leveren, een factuur, pakbon of afhaalbon maken voor de artikelen in voorraad en wordt een backorder gemaakt voor het aantal nog na te leveren artikelen.

• De oorspronkelijke order krijgt dan volgnummer 0 (na een punt); heeft de oorspronkelijke order ordernummer 321, dan wordt dat 321.0
  De backorder krijgt het oorspronkelijke ordernummer en een volgnummer; heeft de oorspronkelijke order ordernummer 321, dan krijgt de eerste backorder ordernummer 321.1

• De backorder wordt als order opgeslagen in de submap Backorders van de map Orders.

Reserveringen

Bij SnelStart backorder kunt u in de orderregel van het verkoopvenster en bij Programma, Voorraad reserveren artikelen reserveren voor orders.

• U kunt alléén reserveren als er voldoende vrije voorraad(dit is de technische voorraad, die aanwezig is in het magazijn, min de voor andere orders gereserveerde voorraad)
    is.

• Als u artikelen reserveert, gaat die reservering af van de vrije voorraad.
  Gereserveerde artikelen zijn dus niet beschikbaar voor andere orders.

Aanpassingen in het verkoopvenster

Als u SnelStart backorder gebruikt, dan is het ordervenster daarvoor aangepast:

• het kader/tabblad Backorder is specifiek voor backorder;

• de orderregels krijgen extra velden.

Voorbeelden

•  Toon/verberg een voorbeeld van deellevering en backorder

  Van artikel 100, Ontbijtbordjes, is de vrije voorraad(dit is de technische voorraad, die daadwerkelijk in voorraad is, min de voor andere orders gereserveerde voorraad) 30 stuks en van artikel 103, Kop en schotel, is de vrije voorraad 10 stuks.
  U verkoopt 12 stuks van beide artikelen terwijl deellevering is toegestaan.
  Het proces verloopt als volgt:

  • Vink in kader Backorder de optie Deellevering toegestaan aan .

  • In de eerste orderregel voert u bij Artikelcode de code 100 in;

  • bij Aantal zet u 12;

  • bij Vrije voorraad staat 30; Vrije voorraad >= Aantal (dus alles in voorraad);

  • bij Afleveren komt 12 te staan.

  • Nieuwe vrije voorraad wordt 18 (30-12);

  • In de tweede orderregel voert u bij Artikelcode de code 103 in;

  • bij Aantal zet u 12;

  • Vrije voorraad is 10; Vrije voorraad < Aantal (dus niet alles in voorraad);

  • bij Afleveren komt 10 te staan (dit is de Vrije voorraad).

  • Nieuwe vrije voorraad wordt 0;

  

  • Maakt u nu een factuur, contantbon, pakbon of afhaalbon, dan wordt er niet alleen een factuur, contantbon, pakbon of afhaalbon afgedrukt, maar wordt ook een backorder gemaakt voor de nog te leveren artikelen (2 stuks van artikel 103).
    SnelStart geeft dan de melding "Er vindt een deellevering plaats".

  • De oorspronkelijke order krijgt volgnummer 0, bijvoorbeeld 3000.0;
    De backorder krijgt het oorspronkelijke ordernummer en volgnummer 1, bijvoorbeeld 3000.1

  • De backorder wordt als order opgeslagen in de submap Bevestigingen van de map Orders.

  Zodra de voorraad aangevuld is, kunt u de (back)order oproepen en naleveren

  Na leverantie van 72 stuks van artikel 103, Kop en schotel, is de vrije voorraad(dit is de technische voorraad (die daadwerkelijk aanwezig is) min de voor andere orders gereserveerde voorraad) voldoende om de backorder te leveren, bijvoorbeeld 50.

  • Als u de backorder in de bekijkmodus opent, kunt u de factuur afdrukken en worden automatisch de nog te leveren aantallen toegekend.

  • Als u de backorder in de wijzigmodus zet, kunt u zelf bepalen wat er moet gebeuren.

  • Is het nog te leveren aantal artikelen niet gereserveerd, dan krijgt u eerst de vraag of de beschikbare voorraad toegekend moet worden.

  

  • Kiest u OK, dan worden de nog te leveren aantallen in alle orderregels bij Afleveren gezet, mits de Vrije voorraad toereikend is.

  • Kiest u Annuleren, dan wordt de order geopend zonder toekenning van de voorraad.
    Dit gebeurt ook als het nog te leveren aantal artikelen gereserveerd is in de orderregels.

  • U kunt dan alsnog met de knop Voorraad toekennen de nog te leveren aantallen in alle orderregels bij Afleveren laten zetten;

  • U kunt ook zelf de orderregel(s) aanpassen en zelf bepalen hoeveel u wilt leveren of reserveren.

  • Merk op dat er twee extra velden zijn: Totaal aantal en Totaal geleverd.

  • bij Artikelcode staat 103 (het na te leveren artikel);

  • bij Totaal aantal staat 12 (het aantal van de oorspronkelijke order);

  • bij Totaal geleverd staat 10 (het aantal afgeleverd van de oorspronkelijke order);

  • bij Aantal staat 2 (het nog te leveren aantal);
    Deze kolom wordt alleen getoond als dit aangevinkt is in het kader Backorder

  • Vrije voorraad is 50; Vrije voorraad >= Aantal (dus alles in voorraad);

  • bij Afleveren staat 2 (als de voorraad al toegekend is) of zet u 2 (als u zelf de orderregel aanpast en er nu 2 wilt leveren);

  • Nieuwe vrije voorraad wordt 48 (50-2);

  

  • Maakt u nu een factuur, dan wordt een (vervolg)factuur afgedrukt, waarna de oorspronkelijke order helemaal geleverd is.

  • Kon u bij deze backorder slechts een gedeelte leveren, dan wordt er nog een nieuwe backorder gemaakt.

•  Toon/verberg een voorbeeld zonder deellevering (dus geen backorder)

  Van artikel 103, Kop en schotel, is de vrije voorraad(dit is de technische voorraad (die daadwerkelijk aanwezig is) min de voor andere orders gereserveerde voorraad) bijvoorbeeld 48 stuks en van artikel 104, Soepkom, is de vrije voorraad 2 stuks.
  U verkoopt 24 stuks van beide artikelen, maar zonder deellevering.
  Het proces verloopt dan als volgt:

  • Vink Deellevering toegestaan uit in het kader/tabblad Backorder.

  • In de eerste orderregel voert u bij Artikelcode de code 103 in;

  • bij Aantal zet u 24;

  • bij Vrije voorraad staat 48; Vrije voorraad >= Aantal (dus alles in voorraad);

  • bij Afleveren komt 24 te staan.

  • Nieuwe vrije voorraad wordt 24 (48-24);

  • In de tweede orderregel voert u bij Artikelcode de code 104 in;

  • bij Aantal zet u 24;

  • Vrije voorraad is 2; Vrije voorraad < Aantal (dus niet alles in voorraad);

  • bij Afleveren staat 0 (Deellevering niet toegestaan, dus er kan niet geleverd worden).

  • Bij Reserveren komt 2 te staan (dit is de Vrije voorraad);

  • Nieuwe vrije voorraad wordt 0;

  

  • U kunt nu géén factuur, contantbon, pakbon of afhaalbon maken, want er is een artikel dat niet geleverd kan worden en deellevering is niet toegestaan.
    U krijgt van SnelStart de volgende melding:

  

  • Desgewenst kunt u Reserveren op 0 zetten. Hiermee worden die artikelen dus weer bij de Vrije voorraad geteld en kunnen ze aan andere orders toegekend worden.

  • Sla de order op als order (en wacht totdat er voldoende voorraad is).
    Omdat u geen pakbon, afhaalbon, contantbon of factuur afdrukt, maar een order opslaat dient bij Afleveren 0 te staan, want u levert nog niets af (dat geldt ook bij het afdrukken van een offerte, bevestiging of werkbon).
    U krijgt dan van SnelStart de volgende vraag:

  

  • Bij Ja wordt het aantal uit Afleveren bij Reserveren opgeteld; daarna wordt de order opgeslagen.

  • Bij Nee wordt Afleveren 0 en wordt er niets bij Reserveren opgeteld; daarna wordt de order opgeslagen.

  • Bij Annuleren keert u terug in het verkoopvenster en kunt u nog eens bekijken wat u wilt.

  Zodra de voorraad aangevuld is, kunt u de order oproepen en leveren.

  Na leverantie van 50 stuks van artikel 104, Soepkom, is de vrije voorraad(dit is de technische voorraad (die daadwerkelijk aanwezig is) min de voor andere orders gereserveerde voorraad) voldoende om de vorige order te leveren, bijvoorbeeld 27.

  • Als u de order in de bekijkmodus opent, kunt u de factuur, pakbon of afhaalbon afdrukken en worden automatisch de te leveren aantallen toegekend.

  • Als u de order in de wijzigmodus zet, kunt u zelf bepalen wat er moet gebeuren. Dit is bij het eerste voorbeeld uitgebreid beschreven.
    Pas als u bij beide artikelen de te leveren aantallen bij Afleveren zet, kunt u de factuur, contantbon, pakbon of afhaalbon afdrukken.

Verkoopsjablonen voor backorder-orders

Werkt u met SnelStart backorder, dan kunt u de artikelen die in Backorder staan ook op bijvoorbeeld de pakbon plaatsen.
Hierdoor kan uw klant zien welke artikelen u direct levert en welke artikelen later geleverd worden, dus in backorder zijn.

• Ontwerp bij Onderhoud Verkoopsjablonen een sjabloon voor de backorders.

• Wijzig de opmaak van de factuur en orderformulieren aan, zodat ook de backorder-gegevens op de factuur en orderformulieren komen te staan.
  U vindt de velden met backorder-gegevens in het gereedschapsvenster bij de regelvelden.

Tip! In de het voorbeeldbedrijf vindt u opmaken voor backorders die u naar uw eigen administratie kunt kopiëren en dan naar wens kunt aanpassen.