Home > Periode uitwisseling algemeen

Periode uitwisseling algemeen

Dit is de beste methode om uw administratie door uw accountant te laten controleren. Op onze site treft u een grote hoeveelheid adressen aan van de accountants die de SnelStart!software kunnen ondersteunen.

Historie zichtbaar: wat is de laatst uitgevoerde actie van de gebruiker?

Rechtsboven in het venster Programma, Periode uitwisseling is altijd de historie zichtbaar. De laatste mutatie wordt bovenaan getoond.
Via onderstaande linken treft u een aantal voorbeelden van vensters aan:

• Eerste keer exporteren naar de accountant
• Periodevenster Client Periode van accountant importeren
• Periode blokkering zonder exporteren
• Periodevenster Laatste export naar accountant opheffen

Hoe werkt het?

1. De gebruiker exporteert via het menu Programma, Periode uitwisseling, Een periode naar de accountant exporteren alle gegevens die nodig zijn naar de accountant.
   Deze gegevens (zoals mutaties, klant-, leverancier- en grootboekrekeninggegevens) worden in een export-bestand met de extensie .SSC  opgeslagen.
   Vervolgens stuurt de gebruiker dit op de door hem gewenste wijze naar de accountant verstuurd: bijvoorbeeld  via mail of usb-stick.
   
   
2. De accountant kan na het importeren via het menu Administratie, Periode van cliënt importeren de gegevens van dit .SSC-bestand controleren en muteren.
   Tip! Let erop tot en met welke datum is geëxporteerd: als dit tot en met 1 januari is dan zal het de bedoeling zijn dat de accountant de jaarafsluiting doet.
   
   
3. De accountant stuurt deze gewijzigde gegevens weer  via Administratie, Periode naar cliënt exporteren naar de gebruiker als een .SSA-bestand.
   
   
4. De gebruiker leest het .SSA-bestand weer in via het menu Programma, Periode uitwisseling, Periode van accountant inlezen.
   Er vindt een controle plaats of het wel dezelfde periode betreft als die is verzonden. Als dit het geval is worden de gewijzigde gegevens van de boekhouder ingelezen in de administratie: hierdoor worden ook de mutaties van de actuele periode behouden!

Let op! Bovenstaande volgorde dient altijd gehanteerd te worden bij het uitwisselen van gegevens met de accountant.
          Wordt deze volgorde verbroken - bijvoorbeeld door de export op te heffen - dan kan de reeds geëxporteerde periode niet meer ingelezen worden.
           Al het werk van de accountant is dan voor niets geweest!

Wat zijn de voordelen boven een normale back-up?

• De gebruiker kan doorwerken in de actuele periode - ná de einddatum van de te controleren periode - met boekhouden en factureren; deze gegevens worden naderhand samengevoegd.
• Er zijn geen problemen met inlezen van de back-up vanwege een ander type database: er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de MDB-database of een SQL-database.
• U vermijdt het inlezen van een verkeerde backup/periode en vermindert daardoor het risico op doorwerken in een verkeerde administratie.
• Het bestand kan alleen door een accountant worden ingelezen en is niet voor derden inzichtelijk.

Welke "beperkingen" ontstaan er?

• De gebruiker kan nieuwe klanten en leveranciers aanmaken maar de accountant niet.
• Totdat de periode is ingelezen kan de gebruiker geen nieuwe grootboekrekeningen aanmaken - uw accountant kan dit echter wel.
• Afhankelijk van uw keuze
• bij exporteren van de periode kan één van beiden de BTW-aangifte doen.
• bij de exportdatum "tot en met" is het mogelijk voor de gebruiker of de accountant om de jaarafsluiting te doen.
  

• Wat moet ik met een nieuwe factuur uit een reeds gecontroleerde periode?

  Antwoord:

  als datum een 'nieuwere' datum opgeven (van een nog niet gecontroleerde periode);
  bij de volgende export, de accountant vragen deze datum aan te passen.

• Welke boekingen kan ik als cliënt / welke als accountant maken?

  Antwoord:

  Stel u heeft als cliënt alle boekingen bijgewerkt tot en met eerste kwartaal 2005. U geeft op als exportdatum 31-03-2005.
  In dit voorbeeld kunt u zelf boekingen maken met een datum na 31-03-2005.
  Uw accountant kan boekingen wijzigen, verwijderen of toevoegen tot de boekingsdatum 31-03-2005.

• Zitten alle gegevens in de 'periode' die u naar uw accountant stuurt?

  Antwoord:

  Overtollige informatie zoals een artikelbestand, orderarchief etc. worden niet uitgewisseld. Uw accountant maakt hier toch geen gebruik van.

  Zo wordt het exportbestand niet groter dan nodig.

• De boekdatum valt binnen een geblokkeerde periode

  De melding "De boekdatum valt binnen een geblokkeerde periode" wordt veroorzaakt door

  1. Een geëxporteerde periode naar de accountant

  2. Een handmatige blokkering. (Programma, Periode uitwisseling, Periode blokkering zonder exporteren).

• Demonstraties over de periode uitwisseling

Let op! Een reeds gecontroleerde periode blijft geblokkeerd, tenzij u doelbewust dit opheft: dan heeft uw boekhouder de volgende periode dubbel werk.
Dit zal dan ook meer administratiekosten met zich meebrengen.